“Ma come fai a fare tutto?”, “Sei proprio organizzata!”, “Eh però, facile per te! Tu e i numeri andate a nozze!”
Quante volte mi sono sentita dire queste frasi, e tante altre: dall’esperta di excel a quella che sa tutto di organizzazione. La realtà è che sono sempre stata curiosa. Questo mi ha portato a studiare, approfondire, impegnarmi e trovare soluzioni che funzionassero, per me.
Anche quando ero dipendente le tante cose da fare, la necessità di dare delle priorità e focalizzare le energie, il bisogno di avere la certezza di spendere i soldi in modo sostenibile per me, mi hanno portata a sperimentare tante modalità di tenere sotto controllo e pianificare secondo i miei obiettivi.
Nel mio percorso di formazione e ricerca di soluzioni mi sono imbattuta spesso in video su YouTube di “produttività”, tutorial per strumenti di monitoraggio e pianificazione. Template colorati, app favolose, sistemi da 47 passaggi per organizzare la settimana. Alcuni li ho anche provati. Duravano 3 giorni.
Appena arrivava il lunedì, quello vero, con le urgenze vere, ogni sistema perfetto finiva abbandonato in qualche cartella del desktop chiamata “da sistemare”. Quelle che poi, appunto, non sistemi.
L’esperienza aiuta e quando poi ho deciso di aprire la partita iva, la mia routine di lavoro è cambiata, sostanzialmente.
Le attività non erano più routinarie e “comandate” come quando si è dipendenti o manager d’azienda. Task moltiplicati, progetti diversi, necessità di pianificare, monitorare le finanze professionali, agire, vendere. Essere freelance significa diventare CEO di noi stesse! E mi sono detta, niente complicazioni! Serve qualcosa che funzioni davvero, anche quando sono stanca, ho la testa piena di cose, anche quando l’ultimo pensiero è “aggiornare il mio sistema di controllo e monitoraggio” della mia attività.
Il problema dei sistemi troppo perfetti
Il paradosso è semplice: più un sistema è complesso e bello, meno lo si usa, soprattutto quando ne abbiamo davvero bisogno. Quando sei nel pieno del lavoro non hai il tempo di compilare 15 campi in un’app, o 10 file excel su 10 temi diversi e nemmeno connessi tra loro. E soprattutto: non tutte le attività professionali o imprenditoriali lo richiedono!
Serve qualcosa di semplice, veloce, essenziale. Qualcosa che ti dia le informazioni che ti servono in 30 secondi, non in 5 ore.
Un punto di partenza per strutturasi è un foglio excel. Uno solo. Anche brutto da vedere. Deve essere efficace, non necessariamente bello.
Cosa c’è dentro (e cosa non c’è)
Iniziamo da cosa ci deve essere dentro:
- PROGETTI ATTIVI (max 5 righe): nome progetto, cliente, scadenza, status (da fare/in corso/ in attesa/ fatto), note rapide
- FINANZE DEL MESE (1 riga per voce): fatture emesse, fatture pagate, spese sostenute, quanto manca al “numero tranquillo” (quello che serve per coprire i costi fissi, tutti!)
- LA PROSSIMA SETTIMANA (max 3 priorità): non la lista di tutto, solo le 3 cose che devono succedere veramente. Se ne fai 3 la settimana è buona. Se ne fai 2 accettabile. Se 1, bisogna capire perché.
- IL FUTURO: per punti o temi. Quelle 3/5 cose che vuoi fare o devi ricordarti di fare, ma poi.
Ora, cosa NON c’è dentro:
- Grafici automatici
- Macro complesse
- Previsioni a 5 anni
- Colori arcobaleno
- Formattazioni inutili
- Formule che non so usare o capire e non aggiungono sostanza
Come usarlo
- Lunedì mattina, 10 minuti: aggiorno lo status dei progetti, scrivo le 3 priorità della settimana
- Venerdì pomeriggio,10 minuti: chiudo quello che è chiuso, sposto quello che si sposta, registro entrate uscite, valuto scostamenti rispetto a quanto avevo pianificato
- Quanto serve? Pochissimo: apro, guardo, modifico, chiudo.
In 20 minuti settimanali ho fatto il lavoro. Risultato? Testa libera, controllo delle priorità chiaro, zero ansia da ho dimenticato qualcosa.
Iniziare a usare un sistema così, semplice, brutto, efficace, cambia l’approccio. Non serve un sistema perfetto da subito, Serve un sistema che poi si usa, veramente.
